Onaangekondigd bezoek van de fiscus? Zo beschermt u uw onderneming

In een recent arrest verduidelijkt het Hof van Cassatie dat deze voorafgaande toestemming moet worden verleend door een persoon die bevoegd is om de vennootschap rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Dit impliceert dat de toestemming in principe moet worden verleend door een zaakvoerder of bestuurder, of door iemand die een specifieke (schriftelijke) volmacht heeft verkregen om de vennootschap te vertegenwoordigen. Bovendien rust de bewijslast in deze op de fiscus. Het is dus de fiscale administratie die moet kunnen bewijzen dat zij de voorafgaande toestemming heeft verkregen van een persoon die effectief bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen alvorens zij bepaalde onderzoekshandelingen kan stellen binnen de bedrijfslokalen (Cass. 23 april 2026, nr. F.25.0007.N.).

Naast de vraag wie toestemming kan verlenen bij een fiscale visitatie, zijn er nog vele andere belangrijke aandachtspunten bij een (onverwachte) fiscale controle. We zetten er hierbij enkele op een rij en geven enkele tips mee.

De voorbereiding begint lang vóór de controle

In de praktijk stellen wij vast dat veel ondernemingen onvoldoende voorbereid zijn op een (onaangekondigde) fiscale visitatie.

Werknemers weten vaak niet hoe zij gepast moeten reageren wanneer controleurs zich aanmelden, terwijl bestuurders niet altijd aanwezig of onmiddellijk bereikbaar zijn. Daardoor ontstaat het risico dat ondoordachte beslissingen worden genomen of dat bepaalde informatie of gegevens worden verstrekt zonder dat de gevolgen daarvan goed worden ingeschat.

Een gedegen voorbereiding begint daarom met:

1. kennis van de rechten en plichten van zowel de fiscale administratie als de onderneming bij een fiscale controle, en 
2. duidelijke interne afspraken. Medewerkers die als eerste contact hebben met bezoekers, moeten weten wie binnen de onderneming bevoegd is om met de fiscus te communiceren. Ook is het aangewezen om vooraf een verantwoordelijke aan te duiden die het verloop van een fiscale controle coördineert en die onmiddellijk juridische of fiscale bijstand kan inschakelen wanneer dat nodig blijkt.

Daarnaast verdient ook het document- en databeheer aandacht. Waar fiscale controles vroeger voornamelijk betrekking hadden op papieren dossiers, richten controleurs zich vandaag steeds vaker op mailboxen, servers en andere digitale gegevensdragers. Een duidelijke scheiding tussen professionele en privégegevens is daarom geen overbodige luxe. Privé-informatie die wordt bewaard op bedrijfsapparatuur kan immers ongewild mee in het vizier van de administratie komen. Ook een regelmatige evaluatie van zowel fysieke als digitale archieven en bewaartermijnen kan nuttig zijn om te vermijden dat verouderde documenten onnodig worden bezorgd aan de fiscale administratie.

Wat moet u (niet) doen wanneer de fiscus aan de deur staat?

Blijf vooral kalm! Paniek is zelden een goede raadgever.

Wanneer fiscale controleurs zich aanmelden, is het belangrijk om niet overhaast te reageren. Hoewel een onderneming een medewerkingsplicht heeft, betekent dit niet dat zij zomaar en onmiddellijk op alle verzoeken moet ingaan.

Het is aangewezen om eerst na te gaan wie de controle uitvoert, welk onderzoek precies wordt gevoerd en op welke belastingen (btw? vennootschapsbelasting? beide?) en op welke periodes het onderzoek betrekking heeft. Controleurs moeten beschikken over een geldig aanstellingsbewijs en hun onderzoeksbevoegdheden zijn steeds gekoppeld aan een welbepaalde fiscale finaliteit en aan wettelijke onderzoekstermijnen.

Daarnaast verdient het aanbeveling om de controleurs niet onbegeleid door de onderneming te laten bewegen. Een controle verloopt bij voorkeur in aanwezigheid van een verantwoordelijke medewerker en, waar mogelijk, met ondersteuning van uw accountant of fiscaal advocaat. Dat laat toe om de controle op een constructieve manier te laten verlopen, zonder de controle over het proces uit handen te geven.

Verder dient te worden benadrukt dat de toegang tot een privéwoning aan strengere voorwaarden is onderworpen dan de toegang tot bedrijfslokalen. Voor privéwoningen is een voorafgaande machtiging van de politierechter nodig en kan de controle enkel plaatsvinden tussen 5 uur 's morgens en 21 uur.

Digitale controles vragen bijzondere waakzaamheid

De digitalisering heeft de fiscale controlepraktijk grondig veranderd. Vandaag ligt de focus vaak op elektronische gegevens, mailboxen en digitale archieven. Dat betekent echter niet dat de fiscus onbeperkt toegang heeft tot alle beschikbare informatie. Een integrale kopiename van de volledige server(s) en een integrale kopiename van alle mailboxen zonder enige beperking in de tijd, is een brug te ver.

Hoewel ondernemingen in principe verplicht zijn om mee te werken aan een onderzoek, moet elke onderzoeksmaatregel relevant en proportioneel blijven. De fiscus beschikt over ruime bevoegdheden, maar mag geen algemene zoektocht of "fishing expedition" ondernemen naar mogelijk belastende informatie. Vragen of verzoeken die geen verband houden met de onderzochte periode of met het doel van het onderzoek verdienen daarom bijzondere aandacht.

Ook vertrouwelijke communicatie en documenten die onder het beroepsgeheim vallen, vereisen een zorgvuldige aanpak. Hetzelfde geldt voor gegevens die buiten de wettelijke onderzoekstermijnen vallen. In dergelijke situaties is het belangrijk om tijdig opmerkingen te formuleren of een uitdrukkelijk voorbehoud te maken. Wat tijdens de controle zonder protest wordt toegestaan, blijkt immers achteraf niet altijd eenvoudig te betwisten.

Ook na de controle blijft waakzaamheid geboden

Het vertrek van de controleurs betekent niet noodzakelijk het einde van de controle. Vaak worden tijdens of na de controle processen-verbaal opgesteld, documenten gekopieerd of gegevens meegenomen voor verder onderzoek. Die documenten kunnen later een belangrijke rol spelen in een eventuele discussie met de belastingadministratie.

Het is daarom essentieel om alle verslagen en processen-verbaal zorgvuldig na te lezen, eventuele opmerkingen of bezwaren onmiddellijk te laten opnemen of tijdig bepaalde zaken te protesteren. Ook wanneer digitale gegevens worden gekopieerd, is het aangewezen om nauwkeurig te documenteren welke informatie werd meegenomen en onder welke omstandigheden dat gebeurde.

Voorkomen blijft beter dan genezen

Een fiscale visitatie kan enigszins overweldigend (en soms zelfs intimiderend) zijn, zeker als het om een onaangekondigde controle gaat.

Het is dan ook van belang om enerzijds te voldoen aan uw medewerkingsplicht op het moment zelf, maar anderzijds wel goed op voorhand te organiseren om uw rechten te vrijwaren en zo goed mogelijk te garanderen dat de administratie bij haar onderzoek niet verder gaat dan zij mag op basis van haar wettelijke onderzoeksbevoegdheden en onderzoekstermijnen.

Eenmaal de administratie over onrechtmatig verkregen bewijs beschikt, is het namelijk niet zo dat dit bewijs automatisch moet worden uitgesloten, wel integendeel. Volgens de huidige stand van de rechtspraak (de zogenaamde 'Antigoonleer') zal het onrechtmatig verkregen bewijs enkel geweerd worden wanneer wordt aangetoond dat aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Het is dus aangewezen te voorzien in een draaiboek om zo het risico te beperken op het (onrechtmatig) verkrijgen van:

• Overmatige gegevensverzameling (buiten onderzoeksbevoegdheden en onderzoekstermijnen);
• Vertrouwelijke informatie (schending beroepsgeheim);
• Persoonlijke gegevens (schending van fundamentele rechten).

Hoe goed is uw onderneming voorbereid?

Veel ondernemingen zijn onvoldoende voorbereid op een onverwachte fiscale controle. Nochtans kunnen enkele eenvoudige organisatorische maatregelen een groot verschil maken wanneer de fiscus zich effectief aanmeldt.

Een situatie waarin informatie wordt meegenomen die in principe buiten het bestek van de wettelijke onderzoeksbevoegdheden valt, is achteraf immers nog moeilijk recht te zetten.

Ons team begeleidt ondernemingen niet alleen tijdens fiscale controles, maar ook bij het evalueren van hun voorbereiding op fiscale controles en fiscale visitaties. Via een preventieve screening brengen wij mogelijke risico's in kaart en helpen wij u bij het uitwerken van praktische procedures die uw onderneming beter beschermen wanneer de administratie onverwacht aanklopt.

Wilt u weten hoe goed uw onderneming voorbereid is op een fiscale controle? Neem dan gerust contact op met ons team voor een vrijblijvend gesprek.