In een eerdere nieuwsbrief lichtten we toe hoe u uw onderneming beschermt bij een onaangekondigd bezoek van de fiscus. Deze keer zoomen we in op één onderdeel van zo'n controle dat steeds vaker opduikt: de mailbox.
Facturen, het grootboek en bestelbonnen: dat een fiscale controleur die wil inkijken, verrast niemand. Steeds vaker vraagt de administratie echter ook toegang tot de volledige zakelijke mailbox. Bij fiscale controles komt daarvoor geregeld een medewerker van de afdeling e-audit mee, die de mailbox wil downloaden voor de volledige wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
Zo'n vraag kan erg confronterend zijn. Een mailbox bevat immers vaak veel meer dan fiscaal relevante stukken: correspondentie met uw advocaat en accountant, privéberichten, mails over andere vennootschappen en gevoelige informatie van klanten. Wat mag de fiscus en hoe bereidt u zich daar het best op voor?
Wat mag de fiscus?
Wie zijn boekhouding digitaal bijhoudt, moet de administratie op verzoek ook toegang geven tot de digitale gegevens (art. 315bis WIB 92 en art. 61 WBTW). Het hof van beroep van Gent bevestigde op 24 juni 2025 dat dit ook geldt voor een beroepsmatig gebruikte mailbox.
Dat betekent niet dat de fiscus zomaar alles mag meenemen. Kopieën worden gemaakt door de onderneming zelf, op haar eigen uitrusting en in aanwezigheid van de controleurs. Verzet de onderneming zich, dan kan de administratie dat niet eigenmachtig afdwingen. Dat bleek al in een arrest van 15 maart 2022. De administratie had daar zonder toestemming zelf de volledige mailbox van een onderneming gekopieerd. Het hof oordeelde dat het bewijs uit die kopie onrechtmatig verkregen was en liet het buiten beschouwing. Wil de administratie toch toegang, dan moet ze naar de rechter stappen. Die kan bevelen dat de mailbox gekopieerd en verzegeld wordt in afwachting van een uitspraak. Dat gebeurde ook in de zaak die leidde tot het arrest van 2025.
Correspondentie die onder het beroepsgeheim valt, moet bovendien vooraf worden afgezonderd. Het hof bevestigde dat dit niet alleen geldt voor de correspondentie met uw advocaat, maar ook voor die met uw accountant. Of die correspondentie effectief beschermd is, beoordeelt niet de fiscus, maar de bevoegde tuchtoverheid. Maar let op: in het arrest van 2025 aanvaardde het hof niet dat de onderneming zelf bepaalt welke mails fiscaal relevant zijn. Wie zakelijke, privé- en andere vennootschapsmails door elkaar in één mailbox bewaart, kan dat later moeilijk inroepen om de toegang te beperken.
Zeven jaar terug? Niet zonder reden
De administratie verwijst graag naar de wettelijke bewaartermijn om de mailbox van zeven jaar op te vragen. Toch is de bewaartermijn iets anders dan de termijn waarbinnen de fiscus nog een aanslag kan vestigen. Die bedraagt in principe drie jaar. Een langere termijn kan enkel bij aanwijzingen van fraude.
Wil de controleur verder teruggaan, dan moet hij dus aangeven op welke concrete aanwijzingen hij zich baseert om de verlengde termijn toe te passen. Voor de inkomstenbelastingen moet de administratie die aanwijzingen zelfs vooraf nauwkeurig en schriftelijk meedelen, met vermelding van de betrokken aanslagjaren. Zonder die kennisgeving is het onderzoek voor die jaren nietig en is er ook geen reden om stukken te bezorgen over jaren die niet meer kunnen worden gecorrigeerd. In het arrest van 2025 moest de fiscus de gegevens van vóór de onderzoekstermijn zelfs teruggeven. Oudere stukken die nog gevolgen hebben voor recente jaren, zoals een lopend contract, kan de fiscus wel gericht opvragen. Een algemene vrijgave van alle oudere data kan echter niet.
Zo maakt u uw mailbox controleklaar
Eén vennootschap, één mailbox. Werkt u met meerdere vennootschappen, zoals een werkvennootschap, een managementvennootschap, een patrimoniumvennootschap of een buitenlandse entiteit? Gebruik dan per vennootschap een apart mailadres met een eigen extensie. Een controle gebeurt per belastingplichtige. Wie alles in één mailbox bewaart, laat de controleur meekijken in dossiers die niet onder de controle vallen.
Houd privé echt privé. Uw zakelijke mailbox (en zakelijke chatapps zoals Teams of een zakelijk WhatsApp-account) is geen plaats voor familieberichten, vakantieboekingen, medische afspraken of persoonlijke aankopen. Gebruik daarvoor een privéadres en een privétoestel.
Bewaar vertrouwelijke correspondentie apart. Correspondentie met uw advocaat en accountant valt onder het beroepsgeheim en moet hoe dan ook gefilterd worden. Uw bankcorrespondentie is niet door het beroepsgeheim beschermd, maar houdt u het best ook apart. Maak dat praktisch haalbaar door vaste, duidelijk benoemde mappen te maken ("Vertrouwelijk: advocaat", "Vertrouwelijk: accountant", "Vertrouwelijk: bank") en automatische regels in te stellen, zodat mails van die afzenders meteen in de juiste map belanden.
Werk per project of dossier. Bewaar offertes, bestelbonnen, plannen, meerwerken en facturen per project in een vaste structuur. Wanneer de controleur een gericht stuk vraagt, kunt u ook gericht antwoorden. Dat werkt veel efficiënter dan een discussie over een volledige download.
Zorg dat offerte, bestelbon en factuur hetzelfde zeggen. Veel fiscale discussies ontstaan doordat de mailbox iets anders zegt dan de factuur. Wijzigt het tarief of de omschrijving van de werken? Leg dan schriftelijk vast waarom.
Schrijf alsof de fiscus meeleest. Een zakelijke mail is een bewijsstuk. Wees zakelijk, correct en volledig. Losse opmerkingen of informele afspraken over prijzen, kortingen of betalingen worden achteraf vaak zonder nuance gelezen.
Stel een e-mailpolicy op en pas ze consequent toe. Leg schriftelijk vast hoe lang zakelijke mails binnen de onderneming worden bewaard, wanneer er wordt opgeschoond en wie toegang heeft tot welke mailbox. Die afspraken gelden niet alleen voor de bedrijfsleider, maar voor alle medewerkers. Breng ze dus duidelijk onder de aandacht van het personeel. Schoon vervolgens regelmatig op volgens dat vaste beleid, los van een controle.
Verwijderde mails zijn zelden echt weg.
- Ze gaan eerst naar de prullenbak en blijven daarna vaak nog weken herstelbaar.
- Vaak zijn er extra archieffuncties en op netwerkniveau kan het berichtenverkeer los van uw laptop bijgehouden worden.
- Elke verwijdering wordt gelogd en bij een download is te zien wat wanneer gewist werd.
De controleur vraagt uw mailbox. Wat nu?
Werk mee, maar binnen het kader van de controle. Laat geen volledige download nemen en vraag over welke facturen, projecten of periodes de controleur concreet vragen heeft. Daarover kunt u dan gericht de relevante correspondentie bezorgen. Vraagt de controleur stukken van meer dan drie jaar terug, vraag dan op welke basis. Laat uw standpunt opnemen in het verslag en bevestig het schriftelijk. En neem zo snel mogelijk contact op met uw fiscaal advocaat.
Een fiscale (e-)audit op komst?
Krijgt u een aankondiging van een fiscale (e-)audit? Neem contact op met ons team. We bekijken graag samen met u wat er wel en niet bezorgd moet worden.
