Dans une précédente newsletter, nous vous expliquions comment protéger votre entreprise en cas de visite inopinée du fisc. Cette fois, nous nous penchons sur un aspect de ce type de contrôle qui revient de plus en plus souvent : la boîte mail.
Les factures, le grand livre et les bons de commande : personne ne s’étonne qu’un contrôleur fiscal souhaite les consulter. Mais l’administration demande aussi de plus en plus souvent l’accès à l’intégralité de la boîte mail professionnelle. Lors des contrôles fiscaux, un collaborateur du service e-audit accompagne régulièrement les contrôleurs pour télécharger le contenu de la boîte mail sur toute la durée légale de conservation de sept ans.
Une telle demande peut être déstabilisante. Une boîte mail contient en effet bien plus que des documents présentant un intérêt fiscal : des échanges avec votre avocat et votre expert-comptable, des messages privés, des e-mails concernant d’autres sociétés et des informations sensibles sur vos clients. Quels sont les droits du fisc et comment vous y préparer au mieux ?
Que peut faire le fisc ?
Toute personne qui tient sa comptabilité sous forme numérique doit également donner accès à ses données numériques à l’administration sur demande (art. 315bis CIR 92 et art. 61 CTVA). La cour d’appel de Gand a confirmé, le 24 juin 2025, que cette obligation s’applique également à une boîte mail utilisée à des fins professionnelles.
Cela ne signifie pas que le fisc peut tout emporter. Les copies doivent être réalisées par l’entreprise elle-même, sur son propre matériel et en présence des contrôleurs. Si l’entreprise s’y oppose, l’administration ne peut pas l’y contraindre de sa propre initiative. Un arrêt du 15 mars 2022 l’avait déjà établi. Dans cette affaire, l’administration avait copié elle-même l’intégralité de la boîte mail d’une entreprise sans son autorisation. La cour a estimé que les preuves issues de cette copie avaient été obtenues illégalement et les a écartées. Si l’administration souhaite malgré tout y accéder, elle doit saisir le juge. Celui-ci peut ordonner la copie et la mise sous scellés de la boîte mail dans l’attente d’une décision. C’est également ce qui s’est passé dans l’affaire ayant donné lieu à l’arrêt de 2025.
Les échanges couverts par le secret professionnel doivent en outre être isolés au préalable. La cour a confirmé que cette protection concerne non seulement les échanges avec votre avocat, mais aussi ceux avec votre expert-comptable. Ce n’est pas au fisc de déterminer si ces échanges sont effectivement protégés, mais à l’autorité disciplinaire compétente. Attention toutefois : dans son arrêt de 2025, la cour n’a pas admis que l’entreprise puisse décider elle-même quels e-mails présentent un intérêt fiscal. Si vous mélangez dans une même boîte mail des messages professionnels, privés et relatifs à d’autres sociétés, il vous sera difficile d’invoquer cet argument par la suite pour limiter l’accès.
Remonter sept ans en arrière ? Pas sans raison
L’administration invoque volontiers le délai légal de conservation pour demander l’accès aux e-mails des sept dernières années. Pourtant, ce délai de conservation est différent du délai pendant lequel le fisc peut encore établir une imposition. Celui-ci est en principe de trois ans. Un délai plus long n’est possible qu’en présence d’indices de fraude.
Si le contrôleur souhaite remonter plus loin dans le temps, il doit donc préciser sur quels indices concrets il se fonde pour appliquer le délai prolongé. En matière d’impôts sur les revenus, l’administration doit même communiquer ces indices au préalable, de manière précise et par écrit, en mentionnant les exercices d’imposition concernés. Sans cette notification, l’enquête portant sur ces années est nulle et rien ne justifie non plus de transmettre des documents relatifs à des années pour lesquelles aucune rectification n’est encore possible. Dans l’arrêt de 2025, le fisc a même dû restituer les données antérieures à la période d’investigation. Il peut toutefois demander de manière ciblée des documents plus anciens qui produisent encore des effets sur les années récentes, comme un contrat toujours en cours. En revanche, un accès généralisé à toutes les données plus anciennes n’est pas autorisé.
Comment préparer votre boîte mail à un contrôle fiscal ?
Une société, une boîte mail. Vous gérez plusieurs sociétés, comme une société d’exploitation, une société de management, une société patrimoniale ou une entité étrangère ? Utilisez une adresse e-mail distincte, avec sa propre extension, pour chaque société. Un contrôle fiscal porte sur un contribuable précis. Si vous regroupez tous vos échanges dans une seule boîte mail, vous permettez au contrôleur de consulter des dossiers qui ne sont pas concernés par le contrôle.
Gardez vos échanges privés à l’écart. Votre boîte mail professionnelle (tout comme les applications de messagerie professionnelles telles que Teams ou un compte WhatsApp professionnel) n’est pas destinée aux messages familiaux, aux réservations de vacances, aux rendez-vous médicaux ou aux achats personnels. Utilisez une adresse privée et un appareil personnel pour ces échanges.
Conservez séparément les échanges confidentiels. Les échanges avec votre avocat et votre expert-comptable sont couverts par le secret professionnel et doivent dans tous les cas être filtrés. Vos échanges avec votre banque ne bénéficient pas de cette protection, mais il est également préférable de les conserver séparément. Pour faciliter cette organisation, créez des dossiers clairement identifiés (« Confidentiel : avocat », « Confidentiel : expert-comptable », « Confidentiel : banque ») et configurez des règles automatiques afin que les e-mails de ces expéditeurs soient directement classés dans le bon dossier.
Organisez vos e-mails par projet ou par dossier. Classez les offres, bons de commande, plans, travaux supplémentaires et factures de chaque projet selon une structure fixe. Lorsqu’un contrôleur demande un document précis, vous pouvez ainsi lui répondre de manière ciblée. C’est bien plus efficace que de devoir discuter du téléchargement de l’intégralité de votre boîte mail.
Veillez à la cohérence entre l’offre, le bon de commande et la facture. De nombreux litiges fiscaux surviennent parce que le contenu des e-mails ne correspond pas à celui des factures. Le tarif ou la description des travaux change ? Consignez les raisons de cette modification par écrit.
Rédigez vos e-mails comme si le fisc les lisait. Un e-mail professionnel constitue un élément de preuve. Soyez professionnel, précis et complet. Des remarques spontanées ou des accords informels concernant les prix, les réductions ou les paiements sont souvent relus par la suite sans tenir compte du contexte.
Établissez une politique de gestion des e-mails et appliquez-la systématiquement. Définissez par écrit la durée de conservation des e-mails professionnels au sein de l’entreprise, les règles de nettoyage des boîtes mail et les personnes autorisées à y accéder. Ces règles s’appliquent non seulement au dirigeant, mais aussi à l’ensemble des collaborateurs. Veillez donc à bien les communiquer à votre personnel. Procédez ensuite régulièrement au nettoyage des boîtes mail conformément à cette politique, indépendamment de tout contrôle.
Les e-mails supprimés disparaissent rarement complètement.
- Ils passent d’abord par la corbeille et peuvent souvent encore être récupérés pendant plusieurs semaines.
- Il existe souvent des fonctions d’archivage supplémentaires et les échanges peuvent également être conservés au niveau du réseau, indépendamment de votre ordinateur.
- Chaque suppression est enregistrée et un téléchargement permet de voir quels messages ont été supprimés et à quel moment.
Le contrôleur demande l’accès à votre boîte mail. Que faire ?
Coopérez, mais dans les limites du contrôle. Ne laissez pas le contrôleur télécharger l’intégralité de votre boîte mail et demandez-lui quelles factures, quels projets ou quelles périodes font précisément l’objet de ses questions. Vous pourrez alors lui transmettre uniquement les échanges pertinents. S’il demande des documents remontant à plus de trois ans, demandez-lui sur quelle base il le fait. Faites consigner votre position dans le rapport et confirmez-la par écrit. Contactez également votre avocat fiscaliste dès que possible.
Un (e-)audit fiscal en vue ?
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