De deadline voor het interne WPO-reglement komt dichterbij. Maar wacht niet tot dan: de andere verplichtingen van de WPO zijn vandaag al van toepassing en kunnen spelen vanaf de eerste stappen die u zet om een incident te onderzoeken.
Een vermoeden van fraude. Goederen die verdwijnen. Mogelijk misbruik van bedrijfsmiddelen. Een melding over ernstig wangedrag. U wilt weten wat er aan de hand is.
Dus worden de eerste feiten verzameld. Er wordt nagegaan wie aanwezig was. Toegangsregistraties worden bekeken. Enkele medewerkers worden bevraagd. Informatie wordt naast elkaar gelegd om te achterhalen wat er precies is gebeurd en wie mogelijk betrokken is.
Maar wanneer wordt “even de feiten op een rijtje zetten” eigenlijk een onderzoek waarop de Wet Private Opsporing (WPO) van toepassing is?
Vaak vroeger dan u denkt.
Wanneer valt een intern onderzoek onder de WPO?
Het is niet doorslaggevend of u spreekt over een intern onderzoek, audit, fact finding of gewoon over enkele zaken nakijken. Van belang is wat u concreet doet en met welk doel.
Wanneer in het kader van een effectief of potentieel conflict gericht informatie over personen wordt verzameld en verwerkt om de belangen van de organisatie te vrijwaren, kan de WPO in beeld komen.
Neem bijvoorbeeld het vermoeden dat goederen uit een magazijn verdwijnen. U gaat na wie op bepaalde tijdstippen aanwezig was, laat toegangsregistraties nakijken, brengt bewegingen van goederen in kaart en bevraagt medewerkers over wat zij hebben gezien. Vervolgens legt u die informatie naast elkaar om te achterhalen wie mogelijk betrokken is.
Voor HR of management voelt dit misschien nog als “eerst uitzoeken wat er gebeurd is”. Maar voor u het goed en wel beseft, kunnen al onderzoeksactiviteiten zijn verricht waarop de WPO van toepassing is.
Dat is precies wat we in de praktijk regelmatig zien: de eerste stappen in een onderzoek zijn al gezet vóór iemand zich de vraag stelt of de WPO van toepassing is. Dan moet niet alleen worden nagegaan of het onderzoek onder de WPO valt, maar ook of de regels van de WPO vanaf de start correct werden nageleefd.
De WPO is vandaag al van toepassing
16 december 2026 is géén datum waarop de WPO pas in werking treedt.
De Wet Private Opsporing is al sinds 16 december 2024 van toepassing. De regels over onder meer het voeren en documenteren van onderzoeksactiviteiten, de opdracht, het onderzoeksdossier, interviews en de rapportering moeten dus vandaag al worden meegenomen wanneer een onderzoek onder het toepassingsgebied van de WPO valt.
De datum van 16 december 2026 heeft specifiek betrekking op het interne reglement.
Voor onderzoeksactiviteiten met betrekking tot werknemers voorziet de WPO dat de toelating om dergelijke activiteiten uit te voeren en de nadere regels daarvoor moeten worden opgenomen in een intern reglement. Dit intern reglement moet uiterlijk 16 december 2026 zijn ingevoerd.
Hoog tijd dus om de voorbereiding hiervan aan te vatten, wetende dat dit moet gebeuren in sociaal overleg.
Een intern reglement alleen volstaat dus niet
Het interne reglement is belangrijk, maar wanneer zich morgen een concreet incident voordoet, heeft u meer nodig.
Dan rijzen immers onmiddellijk praktische vragen:
- Valt wat we willen doen onder de WPO?
- Wie mag het onderzoek voeren?
- Wie geeft formeel de opdracht?
- Welke stappen kunnen we zetten?
- Hoe pakken we een interview aan?
- Welke informatie mogen we verzamelen?
- Welke documenten moeten worden opgesteld?
- Hoe bouwen we het onderzoeksdossier op?
- En hoe rapporteren we over het onderzoek?
Net op dat moment is er vaak weinig tijd om de wet te analyseren en zelf alle nodige documenten op te stellen.
Onze WPO-toolkit begeleidt u door het volledige onderzoeksproces
Ons HR Legal-team van Moore Law heeft daarom de Wet Private Opsporing vertaald naar een zeer volledige én praktisch bruikbare toolkit voor werkgevers.
We beperken ons bewust niet tot het interne reglement of enkele standaardmodellen.
Onze toolkit is opgebouwd rond het volledige verloop van een intern onderzoek: van de eerste beoordeling van een mogelijk incident en de formele opdracht tot onderzoek, over de uitvoering en documentatie van de onderzoeksactiviteiten, tot de opbouw van het onderzoeksdossier en de uiteindelijke rapportering.
De praktische handleiding bevat bovendien een stappenplan dat u helpt om op het juiste moment de juiste vragen te stellen en de juiste documenten te gebruiken. Zo hoeft u niet pas bij een incident uit te zoeken hoe u het onderzoek moet organiseren.
Wacht niet tot 16 december 2026 om u voor te bereiden
De deadline van 16 december 2026 maakt het belangrijk om nu werk te maken van het interne reglement. Maar de belangrijkste boodschap is misschien nog deze: de overige verplichtingen van de WPO zijn vandaag al van toepassing.
Een melding, vermoeden of incident kan morgen opduiken. Voor u het beseft, zijn de eerste stappen gezet en bent u informatie aan het verzamelen, personen aan het bevragen en feiten aan het reconstrueren. Een goed intern onderzoek begint daarom bij het tijdig herkennen dat u aan het onderzoeken bent en bij het weten wat u vanaf dat moment moet doen.
Uw organisatie voorbereiden op de WPO?
Neem contact op met het HR Legal-team van Moore Law en kies de WPO-oplossing die bij uw organisatie past. Of bestel uw documenten via deze link: Toolkit Private Opsporing | Moore Law
